Σε αυτό το άρθρο θα δούμε τις βασικές διαφορές, ποια έγγραφα πρέπει να εκδίδεις σε κάθε περίπτωση, καθώς και γιατί η συνεργασία με έμπειρα λογιστικα γραφεια είναι απαραίτητη από την πρώτη μέρα.

Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε απόδειξη και τιμολόγιο;

Η βασική διαφορά βρίσκεται στο σε ποιον απευθύνεται το παραστατικό:

• Απόδειξη παροχής υπηρεσιών (ΑΠΥ): εκδίδεται όταν παρέχεις υπηρεσίες σε ιδιώτες. Παράδειγμα: ένας καθηγητής ξένων γλωσσών που κάνει ιδιαίτερα μαθήματα σε μαθητή.
• Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών (ΤΠΥ): εκδίδεται όταν συναλλάσσεσαι με επιχειρήσεις ή ελεύθερους επαγγελματίες. Παράδειγμα: ένας γραφίστας που φτιάχνει λογότυπο για μια εταιρεία.

Και τα δύο έχουν την ίδια νομική ισχύ, αλλά χρησιμοποιούνται σε διαφορετικές περιπτώσεις. Ένα λάθος εδώ μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα σε ενδεχόμενο φορολογικό έλεγχο.

Τι ισχύει για τους freelancers;

Οι ελεύθεροι επαγγελματίες είναι η πιο συνηθισμένη κατηγορία που έρχεται αντιμέτωπη με το ερώτημα «απόδειξη ή τιμολόγιο».

• Αν η συνεργασία σου είναι με επιχειρήσεις, οργανισμούς ή άλλους ελεύθερους επαγγελματίες, τότε πρέπει να εκδίδεις τιμολόγιο.
• Αν παρέχεις υπηρεσίες σε απλούς ιδιώτες, τότε εκδίδεις απόδειξη.

Αν, για παράδειγμα, είσαι φωτογράφος και κάνεις φωτογράφιση για μια εταιρεία, εκδίδεις τιμολόγιο. Αν όμως κάνεις φωτογράφιση γάμου σε ένα ζευγάρι, εκδίδεις απόδειξη.

Τι γίνεται με τον ΦΠΑ;

Η σωστή διαχείριση του ΦΠΑ είναι ένα από τα πιο σημαντικά σημεία. Ανάλογα με τη δραστηριότητά σου:

• Σε κανονικό καθεστώς ΦΠΑ, όλα τα τιμολόγια και οι αποδείξεις πρέπει να περιλαμβάνουν τον αναλογούντα ΦΠΑ. Αυτός αποδίδεται στο κράτος μέσω περιοδικών δηλώσεων.
• Σε ειδικά καθεστώτα απαλλαγής, δεν χρεώνεις ΦΠΑ, αλλά αυτό πρέπει να αναγράφεται καθαρά πάνω στο παραστατικό.

Η εσφαλμένη έκδοση παραστατικών με λάθος ΦΠΑ είναι από τα πιο συνηθισμένα λάθη που κοστίζουν πρόστιμα.

Ψηφιακά παραστατικά και myDATA

Από το 2021 και έπειτα, η ηλεκτρονική αποστολή παραστατικών στο σύστημα myDATA της ΑΑΔΕ είναι υποχρεωτική για όλες σχεδόν τις επιχειρήσεις. Αυτό σημαίνει ότι κάθε απόδειξη ή τιμολόγιο που εκδίδεις πρέπει να καταχωρείται ηλεκτρονικά.

Η σωστή χρήση λογιστικών προγραμμάτων ή η συνεργασία με επαγγελματικά λογιστικά γραφεία εξασφαλίζει ότι όλα τα στοιχεία αποστέλλονται εγκαίρως και σωστά.

Γιατί έχει σημασία η σωστή επιλογή;

Η σωστή έκδοση αποδείξεων και τιμολογίων:

• Σε προστατεύει από πρόστιμα και φορολογικές κυρώσεις.
• Δημιουργεί επαγγελματική εικόνα απέναντι στους πελάτες σου.
• Βοηθάει να έχεις καθαρή εικόνα εσόδων – εξόδων.
• Αποτελεί προϋπόθεση για δάνεια, επιδοτήσεις ή συμμετοχή σε προγράμματα ΕΣΠΑ.

Πώς μπορούν να σε βοηθήσουν τα λογιστικά γραφεία;

Ένα συνεργάσιμο και έμπειρο λογιστικό γραφείο μπορεί να αναλάβει:

• Την καθοδήγηση για το ποιο παραστατικό πρέπει να εκδίδεις ανά περίπτωση.
• Τη σωστή εφαρμογή ΦΠΑ.
• Την τήρηση βιβλίων και την αποστολή στο myDATA.
• Την προετοιμασία σου σε περίπτωση φορολογικού ελέγχου.

Με λίγα λόγια, δεν είσαι μόνος σου στην οργάνωση, τα λογιστικά γραφεία είναι εκεί για να σε γλιτώσουν από πονοκεφάλους και να σε βοηθήσουν να επικεντρωθείς στη δουλειά σου.

Συμπέρασμα

Η επιλογή ανάμεσα σε απόδειξη και τιμολόγιο μπορεί να φαίνεται απλή, αλλά έχει σοβαρές συνέπειες για τη φορολογική σου συμμόρφωση και την εικόνα της επιχείρησής σου. Με τη σωστή καθοδήγηση από έμπειρους επαγγελματίες, δεν θα χρειάζεται να ανησυχείς για λάθη ή παραλείψεις.

Αν κάνεις τώρα το ξεκίνημά σου, εμπιστεύσου επαγγελματικά λογιστικά γραφεία για να θέσεις γερά θεμέλια από την πρώτη μέρα.